Skip to main content

Nazwa instytucji: Park Kultury w Bydgoszczy
Nazwa stanowiska: Specjalista/Specjalistka ds. obsługi sekretariatu
Miejsce pracy: Młyny Rothera, ul. Mennica 10, 85-112 Bydgoszcz
Forma zatrudnienia: umowa o pracę na pełen etat
Wynagrodzenie: zasadnicze, dodatek stażowy, świadczenie urlopowe
Planowany termin rozpoczęcia pracy: 1.08.2022 r.
Ostateczny termin składania aplikacji: 3.07.2022 r.

 

 

Główne obowiązki:

  1. Prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej – nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów Instytucji oraz prowadzenie pocztowej książki nadawczej;
  2. Kompleksowa organizacja i bieżąca obsługa kancelaryjno-biurowa Instytucji, prowadzenie platformy wielozadaniowej Sharepoint;
  3. Prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych pracowników, ewidencji skarg i wniosków, rejestru zarządzeń Dyrektora;
  4. Obsługa drukarek, kserokopiarek i niszczarek oraz zapewnienie bieżącej ich konserwacji i naprawy,
  5. Odbieranie telefonów i kierowanie rozmów telefonicznych do odpowiednich pracowników;
  6. Prowadzenie kalendarza spotkań, w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Dyrektora i Zastępców Dyrektora oraz ewidencji spotkań w ogólnodostępnych salach wielofunkcyjnych, konferencyjnych, coworkingu;
  7. Przygotowanie pomieszczeń, organizacja i obsługa spotkań, zebrań, narad organizowanych przez Dyrektora i Zastępców Dyrektora;
  8. Przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Dyrektorem, odbieranie poczty elektronicznej;
  9. Potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur za przesyłki pocztowe oraz inne zakupy na potrzeby biura Instytucji;
  10. Prowadzenie korespondencji przez platformę ePUAP;
  11. Współpraca organizacyjna oraz prowadzenie korespondencji z partnerami zewnętrznymi (instytucjami, organizacjami, osobami indywidualnymi) podczas realizacji projektów w Parku Kultury;
  12. Nadzór nad zaopatrzeniem biura instytucji oraz zaopatrywanie pracowników Parku Kultury w niezbędne materiały oraz artykuły biurowe;
  13. Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej;
  14. Prowadzenie protokołów wydania i zdania majątku ruchomego instytucji oraz zapewnienie ich prawidłowej konserwacji;
  15. Prowadzenie rejestru kluczy do pomieszczeń w Instytucji;
  16. Prowadzenie rejestru protokołów kontroli zewnętrznych oraz nadzór nad prawidłowym prowadzeniem książki kontroli Instytucji;
  17. Przygotowanie projektów decyzji, zarządzeń, uchwał i innych aktów wewnętrznych z zakresu realizowanych zadań Instytucji;
  18. Przygotowywanie okresowych sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji na prośbę Dyrektora w zakresie swojego stanowiska;
  19. Prowadzenie kalendarza wyjazdu i przyjazdu samochodu pracodawcy udostępnianego pracownikom w celach służbowych;
  20. Współpraca z działem administracyjnym podczas przygotowywania i kontroli pod względem bezpieczeństwa i higieny pracy stanowisk oraz pomieszczeń pracy pracowników Instytucji;
  21. Tworzenie i kontrola nad przestrzeganiem zasad związanych z ogłoszonymi obostrzeniami w związku z rozprzestrzenianiem się choroby COVID-19;
  22. Inne polecenia zlecone przez bezpośredniego przełożonego, zgodnie z prawidłowym funkcjonowaniem Instytucji.

Nasze oczekiwania:

a. wymagane:

  • wykształcenie średnie lub wyższe,
  • wysoki poziom kultury osobistej,
  • bardzo dobra znajomość obsługi komputera i programów pakietu MS Office,
  • komunikatywność, dokładność i wielozadaniowość,
  • umiejętność pracy z ludźmi,
  • znajomość języka angielskiego w stopniu pozwalającym na swobodną komunikację
  • dobra organizacja pracy własnej,

b. mile widziane:

  • doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.


Zasady rekrutacji:

a. forma nadsyłania zgłoszeń:

mailowo na adres: rekrutacja@mlynyrothera.pl, w temacie: Specjalista/Specjalistka ds. obsługi sekretariatu.

b. wymagane dokumenty:

  • CV zawierające informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym,
  • obowiązkowo dodany do CV dopisek:
    Zapoznałem/zapoznałam się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych i wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesu rekrutacji

c. dodatkowe dokumenty:

  • list motywacyjny,
  • opcjonalnie dodany do CV dopisek:
    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, zawartych w załączonych dokumentach, przez Park Kultury w Bydgoszczy, na potrzeby przyszłych rekrutacji, przez okres najbliższych 12 miesięcy.

Inne informacje / uwagi:

  1. O zachowaniu terminu decyduje data wpływu na wskazany adres.
  2. Dokumenty składane w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski.
  3. Aplikacje, które wpłyną po terminie lub będą niekompletne mogą nie być rozpatrywane.
  4. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo odwołania lub przedłużenia procedury naboru w każdym terminie.
  5. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo kontaktu tylko z wybranymi kandydatami.
  6. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo nie wybrania żadnego z kandydatów.

 

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w ramach prowadzonej rekrutacji:
Klauzula informacyjna dla kandydata/kandydatki do pracy w Parku Kultury w Bydgoszczy znajduje się na stronie:  Klauzula Informacyjna dla kandydatów do Pracy (bip.gov.pl).